Kto sporządza instrukcję bezpieczeństwa pożarowego?

Gdy w zakładzie pojawia się nowy piec, zmienia się układ pomieszczeń albo zaczynają być przechowywane materiały łatwopalne, sama gaśnica na ścianie nie wystarczy. Instrukcja bezpieczeństwa pożarowego porządkuje zasady ochrony, ewakuacji i reagowania, dlatego wyjaśniam, kto może ją sporządzić, za co odpowiada właściciel obiektu oraz kiedy dokument trzeba zaktualizować.

Kto odpowiada za instrukcję, a kto ją opracowuje

Najkrótsza odpowiedź na pytanie, kto sporządza instrukcję bezpieczeństwa pożarowego, brzmi: przygotowuje ją osoba posiadająca właściwe kwalifikacje, ale za to, aby dokument powstał i działał w praktyce, odpowiada właściciel, zarządca lub użytkownik obiektu. Te role nie zawsze należą do tej samej osoby.

Właściciel może zlecić opracowanie zewnętrznemu specjaliście, firmie ochrony przeciwpożarowej albo pracownikowi, który ma wymagane uprawnienia. Jeżeli sam spełnia warunki kwalifikacyjne, może również przygotować dokument we własnym zakresie. Sam fakt prowadzenia działalności gospodarczej lub zarządzania budynkiem nie daje automatycznie prawa do sporządzania IBP.

Przepisy nie sprowadzają sprawy do jednej nazwy stanowiska. Liczą się rzeczywiste kwalifikacje, zakres wykonanej pracy i aktualność uprawnień. Dlatego przed podpisaniem umowy poprosiłbym o potwierdzenie wykształcenia, uprawnień inspektora albo kwalifikacji technika pożarnictwa. Sama pieczątka firmy nie zastępuje kompetencji autora.

W jakich obiektach instrukcja jest obowiązkowa

Instrukcję zapewnia się dla obiektów lub ich części stanowiących odrębne strefy pożarowe, jeśli są przeznaczone między innymi do funkcji użyteczności publicznej, zamieszkania zbiorowego, produkcji, magazynowania lub hodowli. O obowiązku nie decyduje więc wyłącznie nazwa działalności, lecz także konstrukcja budynku, jego wielkość, sposób użytkowania i występujące zagrożenia.

Przepisy przewidują wyjątki. Instrukcja nie jest wymagana, gdy nie występuje strefa zagrożenia wybuchem, a jednocześnie kubatura brutto budynku lub jego części nie przekracza 1000 m³. Dla budynku inwentarskiego limit wynosi 1500 m³, a dla obiektu innego niż budynek powierzchnia strefy pożarowej nie może przekraczać 1000 m².

Mała pracownia ceramiczna może więc w pewnych warunkach nie podlegać obowiązkowi sporządzenia pełnej instrukcji. Nie oznacza to jednak zwolnienia z innych wymagań ochrony przeciwpożarowej. Piec ceramiczny, instalacja gazowa, butle, lakiery, opakowania kartonowe, pyły oraz składowanie wyrobów mogą zmienić ocenę ryzyka, dlatego metraż nie powinien być jedynym kryterium.

Komenda Główna PSP słusznie wskazuje, że instrukcja ma charakter indywidualny. Gotowy wzór może pomóc uporządkować rozdziały, ale nie opisze prawidłowo każdego budynku. Dokument skopiowany z innego obiektu często zawiera nieaktualne plany, niewłaściwe urządzenia albo procedury, których nikt w danym miejscu nie stosuje.

Co powinna zawierać dobrze sporządzona instrukcja

Instrukcja nie jest wyłącznie opisem tego, gdzie znajduje się gaśnica. Powinna pokazywać, jak działa ochrona przeciwpożarowa w konkretnym obiekcie i kto wykonuje poszczególne czynności. Zakres dokumentu obejmuje między innymi:

• warunki ochrony przeciwpożarowej wynikające z przeznaczenia i sposobu użytkowania budynku;
• opis procesów technologicznych, magazynowania i materiałów palnych;
• wykaz gaśnic i urządzeń przeciwpożarowych oraz zasady ich przeglądów;
• postępowanie na wypadek pożaru lub innego zagrożenia;
• organizację ewakuacji i sposoby praktycznego sprawdzania jej przebiegu;
• zasady zabezpieczania prac niebezpiecznych pożarowo;
• obowiązki pracowników, stałych użytkowników i osób odpowiedzialnych za bezpieczeństwo;
• plany budynku, dróg ewakuacyjnych, stref pożarowych, gaśnic, hydrantów i dojazdów dla służb ratowniczych.

W pracowni ceramicznej autor powinien uwzględnić na przykład lokalizację pieca, sposób odłączania zasilania, wentylację, składowanie szkliw i opakowań, używanie gazu oraz zasady postępowania przy przegrzaniu urządzenia. Nie chodzi o rozbudowywanie dokumentu dla samej objętości, lecz o opisanie sytuacji, które realnie mogą wystąpić podczas pracy.

Plany są równie ważne jak część opisowa. Muszą odpowiadać rzeczywistemu układowi pomieszczeń i wskazywać między innymi wyjścia ewakuacyjne, lokalizację sprzętu gaśniczego oraz główne zawory i wyłączniki. Jeśli po remoncie przesunięto piec, zamknięto przejście albo przeniesiono magazyn, stary rysunek przestaje być użyteczny.

Jak wygląda sporządzenie instrukcji krok po kroku

Dobre opracowanie zaczyna się od wizji lokalnej, a nie od pobrania formularza z internetu. Ja zacząłbym od zebrania dokumentacji budynku, obejrzenia wszystkich pomieszczeń i rozmowy z osobą, która zna codzienny sposób użytkowania obiektu. Dzięki temu można wychwycić różnice między projektem a rzeczywistością.

1. Rozpoznanie obiektu obejmuje jego przeznaczenie, powierzchnię, kubaturę, liczbę kondygnacji, liczbę osób i podział na strefy pożarowe.
2. Ocena zagrożeń uwzględnia materiały palne, urządzenia grzewcze, instalacje, procesy technologiczne oraz możliwość wystąpienia wybuchu.
3. Sprawdzenie zabezpieczeń pozwala ustalić, jakie gaśnice, hydranty, systemy sygnalizacji lub instalacje oddymiające znajdują się w obiekcie.
4. Opracowanie części graficznej pokazuje drogi ewakuacyjne, sprzęt, odcięcia mediów i dostęp dla ekip ratowniczych.
5. Wdrożenie instrukcji polega na zapoznaniu pracowników i użytkowników z dokumentem oraz przypisaniu konkretnych obowiązków.

Odpowiedzialny podmiot powinien nie tylko odebrać gotowy plik PDF, lecz także formalnie wprowadzić instrukcję do stosowania. W praktyce oznacza to podpis osoby uprawnionej do reprezentowania właściciela lub zarządcy, udostępnienie dokumentu i przekazanie pracownikom jego najważniejszych zasad. Nie ma sensu tworzyć instrukcji, której nikt nie zna.

Nie każda instrukcja wymaga wcześniejszego zatwierdzenia przez PSP. Straż może natomiast sprawdzić obiekt, dokumentację i sposób wdrożenia przepisów. W razie kontroli liczy się nie tylko obecność instrukcji, ale też jej zgodność ze stanem faktycznym oraz możliwość szybkiego wykorzystania przez użytkowników i służby ratownicze.

Kiedy trzeba ją zaktualizować i jakich błędów unikać

Instrukcję aktualizuje się co najmniej raz na 2 lata. Drugi przypadek pojawia się wtedy, gdy zmienia się sposób użytkowania obiektu lub proces technologiczny i wpływa to na warunki ochrony przeciwpożarowej. Nie trzeba czekać do końca dwuletniego terminu, jeśli wcześniej zmieniły się istotne elementy zabezpieczenia.

Aktualizacja będzie potrzebna po zmianie układu pomieszczeń, rozbudowie pracowni, instalacji nowego pieca, rozpoczęciu używania gazu, zwiększeniu magazynu materiałów palnych albo zmianie liczby osób przebywających w budynku. W takim przypadku poprawienie jednej strony z datą zwykle nie wystarczy. Trzeba sprawdzić również plany, procedury, wykaz sprzętu i zasady ewakuacji.

Najczęstszy błąd polega na zamówieniu dokumentu bez udostępnienia wykonawcy pełnych informacji. Kolejny to pozostawienie w instrukcji nazw urządzeń, których już nie ma, albo przypisanie obowiązków osobie, która od dawna nie pracuje w zakładzie. Takie niedopatrzenia wyglądają niewinnie, lecz w sytuacji zagrożenia mogą spowodować chaos.

Nie należy też mylić instrukcji bezpieczeństwa pożarowego z krótką instrukcją postępowania na wypadek pożaru, którą wywiesza się przy telefonie lub na korytarzu. Ta druga jest przydatnym komunikatem dla użytkowników, natomiast IBP to szerszy dokument organizacyjno-techniczny, obejmujący cały system ochrony przeciwpożarowej obiektu.

Co sprawdzić przed odbiorem dokumentu

Przed zaakceptowaniem opracowania przejrzałbym przede wszystkim mapy i procedury, a dopiero później estetykę dokumentu. Dobrym testem jest przejście po obiekcie z instrukcją w ręku. Jeśli nie da się szybko odnaleźć gaśnicy, wyjścia, wyłącznika prądu albo drogi dojazdowej dla straży, dokument wymaga poprawy.

• Sprawdź, czy autor podał swoje kwalifikacje i dane.
• Porównaj plany z rzeczywistym układem pomieszczeń.
• Zweryfikuj lokalizację wszystkich gaśnic, hydrantów i urządzeń.
• Upewnij się, że procedury dotyczą faktycznie używanych maszyn i materiałów.
• Sprawdź, czy instrukcja określa sposób szkolenia i zapoznawania pracowników.
• Ustal termin kolejnej aktualizacji oraz osobę odpowiedzialną za monitorowanie zmian.

Nie istnieje jedna urzędowa cena sporządzenia instrukcji. Koszt zależy od wielkości obiektu, liczby kondygnacji, stopnia skomplikowania instalacji, liczby stref pożarowych i zakresu wizji lokalnej. Podejrzanie tania oferta często oznacza opracowanie szablonowe, dlatego ważniejsze od samej ceny jest to, co wykonawca faktycznie sprawdzi na miejscu.

W pracowni ceramicznej liczy się dokument dopasowany do codziennej pracy

Właściciel pracowni powinien przekazać autorowi instrukcji informacje o piecach, temperaturach pracy, paliwie, wentylacji, szkliwach, opakowaniach i sposobie składowania gotowych wyrobów. To właśnie te szczegóły odróżniają użyteczną instrukcję od dokumentu stworzonego wyłącznie na potrzeby segregatora.

Najbezpieczniejsze rozwiązanie to zlecić opracowanie osobie z potwierdzonymi kwalifikacjami, a później regularnie sprawdzać, czy zasady odpowiadają rzeczywistym warunkom. Dobra instrukcja ma pomagać w działaniu, dlatego powinna być zrozumiała dla pracowników, dostępna dla ekip ratowniczych i aktualna za każdym razem, gdy zmienia się sposób funkcjonowania obiektu.